L’accord-cadre dans les marchés publics

Les accords-cadres sont une forme de marché public pouvant vous garantir des commandes ponctuelles sur une durée ferme et contractualisée.

Qu’est-ce qu’un accord-cadre (AC) ?

Le 1° de l’article L. 2125-1 du code de la commande publique définit la notion d’accord-cadre comme un contrat « qui permet de présélectionner un ou plusieurs opérateurs économiques en vue de conclure un contrat établissant tout ou partie des règles relatives aux commandes à passer au cours d’une période donnée ».

Il s’agit ainsi :

1. 1. d’une technique d’achat particulière, différente de celle des « marchés ordinaires »
2. 2. dont l’objet est de déterminer les conditions dans lesquelles : seront émis des bons des commandes (BDC) et seront passés des marchés à part entière, dits « marchés subséquents » (MS)
3. 3. pouvant être utilisée par un acheteur public unique ou plusieurs acheteurs, lorsque ceux-ci se réunissent en un groupement de commandes pour passer un contrat unique
4. 4. pouvant donner lieu, à l’occasion d’une même consultation, à l’attribution d’un contrat à un ou plusieurs candidats (les mieux classés).

Une première approche « théorique » issue des textes réglementaires. Retenez-en surtout qu’un accord-cadre est une forme de « marché » comme une autre.

Les procédures de consultation utilisées pour la passation d’un accord-cadre

L’accord-cadre (AC) est un type de contrat au même titre, par exemple, qu’un marché à prix global et forfaitaire. La procédure de passation (phase de consultation) peut prendre différentes formes.

L’acheteur choisit la procédure de mise en concurrence essentiellement en tenant compte du montant total attendu des prestations à passer. Il apprécie ce montant au regard des seuils européens qui s’imposent à lui (voir la fiche « Appel d’offres »), à savoir :

• 5 350 000€ HT pour les marchés de travaux,
• 139 000€ HT pour les marchés de fournitures et de services de l’État,
• 214 000€ HT pour les marchés de fournitures et de services des collectivités territoriales.

Si le montant estimatif qu’il identifie est inférieur à ces seuils, l’acheteur peut recourir à une « procédure adaptée » offrant davantage de souplesse dans les conditions de la consultation :

• possibilité de réduire les délais de remise des plis,
• supports de publicité adaptés,
• faculté de négocier avec les candidats – une bonne opportunité à saisir !

L’expression « accord-cadre » ne doit pas vous rebuter ! En effet, cette forme de marché : – d’une part, n’est pas conditionnée par un montant (donc un accord-cadre peut tout à fait être passé en procédure adaptée et pas uniquement en appel d’offres), – et vous pouvez être appelés à y répondre pour des achats modérés et à honorer à moyenne échéance.

Les niveaux de prestations pouvant être attendus dans un accord-cadre

Recensez les « éventuels » niveaux minimaux et/ou maximaux de prestations demandés par l’acheteur :

1. 1. Si un montant maximum a été fixé, c’est ce montant qui doit être pris en compte puisqu’il est censé ne pas pouvoir être dépassé.
2. 2. Si aucun montant maximum n’a été fixé, la procédure est obligatoirement une « procédure formalisée », c’est-à-dire l’une de celles prévues pour les contrats dont le montant estimatif dépasse les seuils de mise en concurrence européens.

Prêtez bien attention aux informations qui vous sont fournies dans les avis de publicité !

Ne vous engagez pas sur un volume de prestations trop impactant au regard de vos capacités objectives !

Quelle est la principale différence entre un AC et un « marché public traditionnel » ?

A la différence d’un « marché traditionnel » conclu à prix forfaitaire, pour lequel les deux parties s’engagent sur un prix global en principe intangible sauf modifications en cours d’exécution, l’accord-cadre peut prendre plusieurs formes :

• Indication d’un montant minimum de prestations garanties mais sans indication d’un montant maximum
• Indication d’un montant maximum à atteindre mais sans indication d’un montant minimum garanti
• Indication de montants minimum et maximum

Avantage pour vous :
Vous bénéficiez « par principe » d’un droit d’exclusivité sur les prestations objets de l’AC, l’acheteur est engagé pendant toute la durée contractuelle (sauf s’il précise une clause de non exclusivité dans les documents du marché).

Inconvénient éventuel … pour vous :
L’acheteur ne s’engage que sur les quantités minimums indiquées. Au pire, sans indication d’un montant minimum, il n’a aucune obligation à passer une commande, et ne versera aucune indemnité compensatoire.

Contrairement à un marché comportant un forfait, vous n’êtes engagé dans un accord-cadre que sur des quantités fixées dès la conclusion du contrat ou des aménagements à la marge lors de la réponse aux différentes commandes.

Quelle est la durée d’un accord-cadre ?

La réglementation prévoit cependant deux exceptions :

1. 1. L’objet même des prestations nécessite une continuité des rapports contractuels supérieure à 4 ans avec le titulaire de l’AC.

Exemple : S’agissant d’une prestation de maîtrise d’œuvre urbaine (recrutement d’une équipe d’urbaniste) pour la conception et le suivi d’exécution de la requalification de l’ensemble d’un quartier ancien : la durée de l’AC peut alors être calée sur la durée de l’opération.

2. 2. L’exécution des prestations nécessite des investissements amortissables sur une durée supérieure à 4 ans.

Exemple : S’agissant de prestations de nettoiement des voies et espaces publics sur le territoire d’une Communauté d’agglomération : un accord-cadre a pu être passé pour 5 ans « compte tenu des investissements à réaliser par le titulaire pour l’exécution des prestations. ».

Ou encore : S’agissant de l’acquisition d’une « solution informatique pour la gestion financière » pour un Département : un AC a pu être conclu pour une durée de 8 ans « du fait de l’intégration dans le marché de la maintenance des logiciels » (donc également du fait de l’intégration de la maintenance dans le marché de fourniture).

Quelles différences entre « bons de commandes » et « marchés subséquents » ?

1. 1. Les bons de commandes (BDC) sont des documents écrits adressés aux titulaires du marché. Ils précisent les prestations, décrites dans le marché, dont l’exécution est demandée et en déterminent la quantité.Les « AC à bons de commandes » sont en fait les anciens « marchés à bons de commandes », renommés depuis la réforme de 2014-2016).
2. 2. Les marchés subséquents sont les marchés conclus sur le fondement de l’AC, lequel ne fixe que le besoin générique de l’acheteur mais n’en précise pas les détails.Les cahiers des charges spécifiques aux MS qui viendront ainsi préciser ultérieurement les caractéristiques et les modalités d’exécution des prestations demandées : quantités demandées, délais d’exécution, adaptations ou évolutions des MS déjà passés, etc.

Dans le cas d’un AC à BDC, les prix fixés initialement restent intangibles.

Dans le cas d’un AC à MS, vous serez amenés à proposer une nouvelle offre à chaque nouvelle sollicitation (mais dans une moindre mesure).

Quelles sont les prestations pouvant faire l’objet d’un accord-cadre ?

Tout type de prestation peut être concerné : travaux, fournitures et services.

Quelques exemples :

1. 1. Dans le domaine des travaux d’investissement
• Assurance de dommage-ouvrage
• Prestations de contrôle technique, de coordination SPS, de diagnostics, d’études ou de relevés de géomètres, d’études de sols et de définition de fondations, voire, sous certaines conditions de maîtrise d’œuvre…
2. 2. Dans le domaine de la gestion, de l’entretien de patrimoine
• Campagne de remplacement de composants et/ ou d’équipements TCE (maintenance)
• Services de gardiennage
3. 3.Dans le domaine des services généraux
• Services d’entretien
• Fournitures courantes dites « sur étagère »
• Formation
• Communication (vidéaste, maquettage de documents, gestion d’évènements)
• Acheminement de colis (coursier), déménagement

Les prestations pouvant vous être confiées via un accord-cadre sont extrêmement ouvertes !

Quels types de prestations correspondent davantage aux AC à bons de commande ?

Les AC à BDC sont plutôt destinés :

1. 1. Aux prestations élémentaires ou simples, d’usage courant, puisque les prix du Bordereau des Prix Unitaires (BPU) de l’AC sont immuables et serviront de base pour tous les BDC à tirer.
2. 2. Aux prestations standardisées, dont les prix sont fixés en fonction de normes / de labels et donc par définition, restent invariables.

Cependant les acheteurs utilisent aussi l’AC à BDC pour des prestations répétitives demandant un savoir-faire particulier et un volume de prestations conséquent.

Exemple :
Un AC passé par une collectivité pour les travaux de réhabilitation, de réaménagement d’espaces, de gros entretiens et réparations sur l’ensemble de son patrimoine.

Il appartient à l’entreprise de jauger si elle est en mesure de répondre à ce type de prestations (par exemple ne pas s’engager sur un volume de commandes impossible à absorber), ou si elle doit s’associer en groupement avec d’autres entreprises pour faire une proposition cohérente et compétitive.

Les accords-cadres à bons de commandes sont davantage « faits pour vous » : l’acheteur aura tendance (et intérêt) à choisir ce type d’AC lorsque les prestations à honorer sont standardisés et donc, correspondent à un savoir-faire particulier sur lequel vous êtes spécialisés.

Quels types de prestations correspondent aux AC à marchés subséquents ?

Les AC à MS sont plutôt destinés :

1. 1. Aux prestations complexes ou lourdes
2. 2. Aux prestations nécessitant des précisions pour être adaptées aux besoins tout au long de la vie de l’AC.

Exemple :
Un AC passé pour des travaux de second oeuvre, mais concernant des bâtiments de factures, d’agencements et d’époques différents nécessitant des adaptations d’intervention au cas par cas.

Par principe, ce type d’AC vous concerne moins. Il est requis des acheteurs lorsque les prestations à fournir demandent une adaptation pour chaque commande, à partir d’un besoin générique exprimé lors de la consultation. Mais aucune opportunité n’est fermée pour vous !

Quelles sont les conditions d’exécution des AC à MS ?

1. 1. Les MS (marchés passés sur le fondement de l’AC) sont des documents écrits qui précisent les caractéristiques (et les modalités d’exécution des prestations demandées) qui n’ont pas été fixées dans l’AC. La « re-consultation » du ou des titulaires est obligatoire.

Les MS peuvent être conclus :

• Soit lors de la survenance du besoin, soit selon une périodicité prévue par l’AC ;
• Soit après mise en concurrence des titulaires de l’AC (en cas de multi-attribution), soit après avoir demandé au titulaire de l‘AC de compléter, par écrit, son offre (mono-attribution)
2. 2. La procédure doit respecter 4 conditions impératives :
• La consultation des titulaires doit être écrite
• L’acheteur doit fixer et annoncer un même délai, raisonnable et proportionné, pour tous les titulaires consultés
• Les titulaires consultés doivent transmettre leur offre par écrit, sous forme papier ou sous forme dématérialisée
• Le marché est attribué sur la base des critères prévus dans l’accord cadre.

Comme indiqué précédemment, l’acheteur vous demandera une nouvelle offre à chaque sollicitation – donc une adaptation « à la marge » des travaux, fournitures et services dont vous avez la spécialité.

Quelles sont les conditions d’exécution des AC à BDC ?

Les BDC peuvent être conclus :

• Soit lors de la survenance du besoin
• Soit selon une périodicité prévue par l’AC

Dans l’hypothèse d’un AC à BDC multiattributaires, les différents titulaires de l’AC ont forcément proposé des prix différents. L’acheteur pourrait être tenté de ne passer commande qu’au premier titulaire, celui ayant présenté les meilleurs prix.

Cependant, l’acheteur n’y a pas intérêt car s’il a choisi de recruter plusieurs fournisseurs, c’est pour se garantir une sécurité de remise de prestations au moment où il en a besoin.

Encore un avantage pour vous, entreprises, car quand bien même vous ne seriez pas « le premier » dans le classement des offres, vous bénéficierez d’une indisponibilité des autres titulaires de l’AC pour vous voir confier des commandes !

Dans un AC à BDC, la passation des prestations est on ne peut plus simple : la transmission d’un « ordre de mission » sous forme d’un BDC…

Comment s’effectue alors la répartition des commandes dans les AC à BDC conclus avec plusieurs prestataires (AC pluri-attributaire) ?

L’acheteur peut utiliser différentes méthodes pour l’attribution des BDC :

1. 1. La méthode dite « en cascade » qui consiste à faire appel en priorité aux titulaires les mieux disant. Dans ce système, l’acheteur contacte le titulaire dont l’offre a été classée première. Si celui-ci n’est pas en mesure de répondre dans les délais exigés, l’acheteur pourra s’adresser au titulaire dont l’offre a été classée deuxième et ainsi de suite.
2. 2. La méthode dite du « tour de rôle » où pour chaque BDC, le choix du titulaire s’effectue par roulement. Dans ce second système, le premier titulaire peut par exemple être déterminé selon l’ordre alphabétique des noms de société ou l’ordre de classement des offres. Cette méthode permet de garantir une meilleure équité dans la répartition des commandes

C’est une « redite » mais encore une fois, prenez bien connaissance des méthodes choisies par l’acheteur pour attribuer ses commandes : attention aux systèmes de choix des titulaires « flottants » (la seconde illustration en est une), dans lesquels vous risquez de ne recevoir aucune commande effective.

Contrairement à une idée reçue selon laquelle l’acheteur ferait systématiquement au candidat ayant proposé la meilleure offre, il peut être prévu des méthodes permettant d’alterner l’attributaire des BDC, afin d’assurer un roulement équitable entre les différents prestataires d’un même AC à BDC.

Plan du livre blanc

• Qu’est-ce qu’un accord-cadre (AC) ?
• Les procédures de consultation utilisées pour la passation d’un accord-cadre
• Les niveaux de prestations pouvant être attendus dans un accord-cadre
• Quelle est la principale différence entre un AC et un « marché public traditionnel » ?
• Quelle est la durée d’un accord-cadre ?
• Quelles différences entre « bons de commandes » et « marchés subséquents » ?
• Quelles sont les prestations pouvant faire l’objet d’un accord-cadre ?
• Quels types de prestations correspondent davantage aux AC à bons de commande ?
• Quels types de prestations correspondent aux AC à marchés subséquents ?
• Quelles sont les conditions d’exécution des AC à MS ?
• Quelles sont les conditions d’exécution des AC à BDC ?
• Comment s’effectue alors la répartition des commandes dans les AC à BDC conclus avec plusieurs prestataires (AC pluri-attributaire) ?

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